Rezervační systém pro restauraci: jak vybrat

Restaurace se o rezervace nejčastěji připraví sama, aniž by chtěla. Host zavolá během večerní špičky, nikdo telefon nezvedne, host zavolá jinam. Rezervace, kterou nikdo nepřijal, není ztracená až u stolu, ale už u zvonícího telefonu. Rezervační systém tenhle únik zastaví tím, že si rezervaci host udělá sám, kdykoli a bez toho, aby někoho vyrušil.

Co má rezervační systém pro restauraci umět

Než začnete vybírat, hodí se vědět, co od takového systému vlastně čekat. Funkcí bývá dlouhý seznam, ale většina provozů si vystačí s několika, které dělají skutečnou práci.

• Online rezervace stolu z webu. Host vybere den, čas a počet lidí a rezervaci potvrdí sám. Tohle je jádro, kvůli kterému systém pořizujete.
• Přehled obsazenosti. Vidíte, kolik stolů je na daný čas volných, aby se dva hosté nesešli u jednoho. Systém hlídá kapacitu za Vás.
• Automatické potvrzení a připomínka. Host dostane potvrzení hned a připomínku před termínem. Připomínka snižuje počet těch, co nedorazí a neomluví se, což je u rezervací největší ztráta.
• Ruční zadání rezervace. Když host přece jen zavolá, obsluha ho zapíše do stejného přehledu. Všechny rezervace tak zůstanou na jednom místě, ne půl v systému a půl v sešitě.
• Správa z mobilu. Provozní vidí rezervace v telefonu a upraví je odkudkoli. Bez toho systém spíš přidělává práci, než ubírá.

Větší provozy ocení i pokročilejší věci: zálohy nebo depozity u velkých skupin, které srazí nedorazy, rozdělení podle místností nebo zahrádky, napojení na sociální sítě. Nejsou nutné pro každého, ale je dobré vědět, že existují, až z nich vyrostete.

Online rezervace vs. telefon a papír

Papírový sešit u baru funguje léta a spousta restaurací u něj zůstává. Má to logiku, je zdarma a personál ho zná. Skryté náklady se ale objeví přesně tam, kde je nevidíte.

Telefon a sešit fungují, dokud je klid. V okamžiku, kdy je plno, selhávají. Obsluha neslyší zvonění, nebo ho slyší a nemá ruce. Rezervace se zapíše křivě, přehlédne, nebo vůbec nepřijme. A hlavně: host může rezervovat jen v otevírací době, i když si na Vaši restauraci vzpomene večer v jednu ráno cestou z jiného podniku.

Online rezervace běží nonstop a bez lidské kapacity. Host si rezervuje v půl dvanácté v noci i v poledne během vaší polední špičky, kdy by se k telefonu stejně nikdo nedostal. Systém hlídá kapacitu, takže nedojde k dvojité rezervaci jednoho stolu, a všechno se ukládá na jedno místo. Sešit u toho může zůstat jako záloha, ale těžiště se přesune tam, kde restaurace o rezervace nepřichází.

Jak vybrat rezervační systém pro restauraci

Systémů je na trhu spousta a liší se cenou i tím, komu jsou šité. Než se upnete na první, který vypadá dobře, projděte si pár otázek, které Vám ušetří pozdější stěhování dat.

• Sedne velikosti Vašeho provozu? Malá restaurace nepotřebuje systém pro síť podniků a naopak. Přeplácat funkce, které nevyužijete, je zbytečné.
• Rezervuje host u Vás, nebo na cizí stránce? Některé služby hosta odvedou na svůj portál mezi konkurenci. Rezervace na vlastním webu ho drží u Vás a ladí s Vaší značkou.
• Zvládne to obsluha bez školení? Systém, kterému personál nerozumí, skončí nepoužívaný. Jednoduché ovládání je důležitější než dlouhý seznam funkcí.
• Jak se platí a co v ceně je? Měsíční paušál, provize z rezervace, nebo jednorázově v rámci webu. Ověřte, co přesně platíte a jestli cena roste s počtem rezervací.
• Propojí se s tím, co už máte? Web, denní menu, jídelní lístek. Čím míň oddělených nástrojů, tím míň práce s údržbou.

Kolik rezervační systém stojí

Cena záleží na tom, jakou cestou se vydáte, a jsou v zásadě dvě.

Samostatná rezervační služba. Platí se měsíčně, obvykle ve stovkách až nižších tisících korun podle velikosti provozu a funkcí. Někdy se platí paušál, jindy provize z každé rezervace. Výhoda je rychlé spuštění. Nevýhoda je, že poplatek běží pořád a host často rezervuje na stránce poskytovatele, ne na Vaší.

Rezervace jako součást webu. Když stavíte web restaurace na míru, rezervace v něm můžou být rovnou. Platíte za web a systém dohromady a odpadá skládání několika měsíčních poplatků za oddělené nástroje. Rezervace ladí se značkou a spojuje se s denním menu i jídelním lístkem na jednom místě. Kolik takový web stojí obecně, rozebírám v článku kolik stojí web.

Která cesta se vyplatí, závisí na tom, jestli už web máte, nebo ho teprve chystáte. Když web stejně budete dělat, dává smysl mít rezervace v něm a neplatit navíc za samostatnou službu.

Rezervace jako součást webu restaurace

Vrátím se k tomu ještě jednou, protože v tom je hlavní rozdíl mezi nouzovým řešením a systémem, který pro restauraci pracuje. Rezervace nejsou ostrov. Nejlíp fungují, když jsou provázané s tím, co host na webu stejně hledá: aktuální nabídkou.

Když má restaurace web, kde na jednom místě žije denní menu, jídelní i nápojový lístek a rezervace, host projde přirozenou cestu. Podívá se, co dnes vaříte, a rovnou si rezervuje stůl. Nemusí nikam odcházet ani nikam volat. O tom, jak psát denní menu, aby hosty přitáhlo, píšu v článku denní menu restaurace, a jak poskládat jídelní lístek, rozebírám v článku jídelní lístek.

Přesně na tomhle stavím web a systém pro restaurace: web na míru, kde rezervace, denní menu i objednávky spravujete na jednom místě a host vidí vždy platnou nabídku. Jak to celé funguje, ukazuju na stránce web a systém pro restauraci.

Časté otázky